Umc’s verbeterd 2013

Patiëntveilig werken: ‘Ik doe het!’

Bij een audit in februari 2012 is vastgesteld dat de zorg voor patiënten die in het UMCG worden geopereerd op onderdelen nog niet voldoet aan de normen voor het perioperatieve traject, zoals die in samenwerking met de wetenschappelijke verenigingen zijn opgestelde. Per onderwerp en afdeling verschilt wat wel en niet op orde is rond patiëntveiligheid. Bovendien: daar waar het UMCG en medische afdelingen de zaken wél goed voor elkaar hebben, slagen zij er lang niet altijd in om dat genoegzaam en tijdig aan te tonen en te communiceren.

Doelstellingen van het programma ‘Ik doe het!’
Het UMCG startte in 2012 met het programma ‘Ik doe het!’ Met extra inspanning van iedereen is het streven om op korte termijn aantoonbaar veilig werken daadwerkelijk en overal in praktijk te brengen.

Leden van de Raad van Bestuur hebben bij de introductie van het programma alle relevante organisatieonderdelen bezocht: medische afdelingen en ook faciliteiten zoals de Operatieve Zorg Organisatie en de Centrale Sterilisatie Afdeling. Tijdens die bijeenkomsten is de kern van het programma toegelicht en samengevat:

  • Elkaar aanspreken
  • Problemen oplossen
  • Resultaten zichtbaar maken

Voor de communicatie is verder gebruik gemaakt van Intranet en posters.

Elkaar aanspreken
Voor de patiënt is het belangrijk dat de zorgketen goed functioneert. De kwaliteit en veiligheid van zorg is zo sterk als de zwakste schakel in die keten. Waar een medewerker in de keten steken laat vallen, komen de consequenties soms pas later en elders aan het licht. Medewerkers moeten het daarom individueel goed doen én ze moeten het samen goed doen.
Dat vraagt om:

  • Het elkaar aanspreken op dingen die anders lopen dan afgesproken;
  • Het serieus en respectvol omgaan met feedback - ongeacht rang of stand;
  • Het ondernemen van actie bij gesignaleerde problemen.

Problemen oplossen
Alle leidinggevenden en medewerkers worden opgeroepen om problemen te melden. Dit kunnen zowel organisatorische als technische problemen zijn. Beide maken het leveren van goede en veilige zorg binnen een organisatieonderdeel lastig of soms onmogelijk.
Kwaliteitsmedewerkers van de verschillende sectoren en het team Kwaliteit van de umc-staf gaan met deze meldingen aan de slag. De benodigde oplossingen worden besproken en gevolgd tijdens de implementatie. Zo verbetert bijvoorbeeld de responstijd van het systeem waarmee de protocollen op Intranet worden gepubliceerd.

Zichtbare resultaten
Een van de programmaonderdelen betreft het aan elkaar zichtbaar maken van voortgang en resultaten. Welke afdelingen weten verbeteringen door te voeren en positieve resultaten te boeken? Hoe doen ze dat?

Wat betreft zichtbare resultaten is het programma gestart met vier onderwerpen:

  • Gebruik van protocollen via DocPortal;
  • Dubbelcheck van medicatie;
  • Identificatie van de patiënt;
  • Invoering en gebruik SURPASS.

Dit sluit aan bij bestaande VMS thema’s en onderwerpen uit de operatieve richtlijnen van de IGZ. 
Er is gekozen om voortgang en resultaten objectief in beeld te brengen en in het UMCG openbaar te maken. Resultaten van SURPASS, interne audits en prestatie-indicatoren zijn voor iedereen zichtbaar, onder andere door publicatie op Intranet. Zo ontstaat een beter en geobjectiveerd beeld van vorderingen op het gebied van patiëntveiligheid. Het leidt soms zelfs tot een gezonde competitie tussen de medische afdelingen.

Voorbeeld van presentatie resultaten SURPASS (de Time-outprocedure)

Vervolg
Een stuurgroep met professionals op medisch en kwaliteitsgebied, bestuurders en communicatiemedewerkers richt zich in 2013 op UMCG overkoepelende onderwerpen op het gebied van kwaliteit van zorg en patiëntveiligheid. Dat alles nog steeds onder het motto: ‘Ik doe het!’

BIJLAGE    SURPASS (SURgical PAtient Safety System)

Een van de onderwerpen van het ‘Ik doe het!’- programma betreft SURPASS.

Wat is SURPASS?
SURPASS is een evidence based checklist voor de gehele perioperatieve keten rondom een patiënt die een ingreep moet ondergaan. Het structureert het gehele proces en maakt op elk moment inzichtelijk in welke fase een patiënt zich bevindt, wat er allemaal bekend is en wat er nog gedaan moet worden. De lijst controleert óf zaken gedaan zijn en niet zozeer hóe zaken gedaan zijn. Alle bij een ingreep betrokken disciplines vullen het gedeelte van de checklist in die op dat moment van toepassing is. De checklist is dus multidisciplinair. Met een ondertekening geeft de professional aan dat een stopmoment is gerealiseerd is en dat het naar zijn/haar oordeel veilig genoeg is om de patiënt de volgende fase in te laten gaan.

Invoering 
Er is gekozen voor een UMCG-brede implementatie, dus voor alle ketenpartners tegelijk. Dat benadrukt dat men ook echt ketenpartner is. De korte projectduur (60 – 90 – 120 dagen) heeft als voordeel dat er direct feedback ontstaat op geboekte resultaten en dat adequate bijsturing mogelijk is. Als randvoorwaarde geldt dat er korte informatielijnen zijn en dat men elkaars taal spreekt, want het toepassingsgebied van SURPASS is omvangrijk en multidisciplinair.

Naast twee implementatiecoördinatoren (één medisch professional en één kwaliteit professional) wordt binnen elk snijdend specialisme voor elke groep professionals een vrijwillige ambassadeur benoemd. Ze krijgen een gezamenlijke training in de achtergronden, het doel, de opbouw en het gebruik van het SURPASS programma, inclusief het geven en ontvangen van feedback. De ambassadeurs beschikken bovendien over informatiemateriaal (presentaties, protocollen en handleidingen) die ze inzetten om SURPASS bij hun directe collega’s onder de aandacht te brengen. Het betreft medici, verpleegkundigen, anesthesiologen, OK-assistenten, anesthesiemedewerkers, planners en zaalartsen (125 mensen totaal). Zij vormen een grote informatiebron voor de implementatiecoördinatoren.

Onder begeleiding van een implementatie-adviseur, die spiegelt met een klankbordgroep, worden alle belemmerende en bevorderende factoren in kaart gebracht. Deze factoren vormen de basis voor de implementatiestrategie. De strategie wordt door de implementatiecoördinatoren besproken met alle MT’s van de betrokken afdelingen. De daar gemaakte afspraken worden vastgelegd.

Concreet is minder interessant hoeveel lijsten zijn aangemaakt, ingevuld en ondertekend. Interessanter is hoeveel SURPASS-lijsten aantoonbaar gekoppeld zijn aan een ingreep. De resultaten worden maandelijks op Intranet gepresenteerd. Daarbij zien afdelingen direct wat zij kunnen verbeteren, bijvoorbeeld wanneer SURPASS-lijsten wel zijn ingevuld, maar niet aantoonbaar aan een ingreep gekoppeld. Om verder te verbeteren vragen afdelingen gaandeweg in detail steeds meer stuurinformatie. De introductie op Intranet van een klassement met de vijf beste afdelingen, leidt tot positieve competitiedrang.

Vanaf het begin is ook bij SURPASS het elkaar aanspreken de norm. In het SURPASS protocol is per fase in het perioperatieve proces vastgelegd wie welke verantwoordelijkheid heeft en wie, als het niet goed gaat, aangesproken moet worden. Aanvankelijke aarzelingen op dit punt vertalen zich nu in bewondering die men oogst als iedereen zijn of haar verantwoordelijkheid neemt en mensen elkaar op hun verplichtingen aanspreken.

Evaluatie
Het implementatieproces is geëvalueerd. Studenten Bedrijfskunde aan de RUG hebben in het kader van hun master-thesis de implementatie onderzocht. Dit heeft geleid tot 2 posters die geaccepteerd zijn voor een internationaal congres op het gebied van kwaliteit en patiëntveiligheid.

Als meerwaarde bij deze implementatie geldt:

  • De inzet van bevlogen ambassadeurs die het doel uitdragen van SURPASS (bij henzelf is het gebruik van SURPASS ook hoger)
  • De bevlogenheid van de implementatiecoördinatoren en hiërarchisch leidinggevenden als onderdeel van een beter
NFU Nederlandse Federatie van Universitair Medische Centra / Oudlaan 4, 3515 GA / Postbus 9696, 3506 GR Utrecht / T 030 273 98 80 / nfu@nfu.nl