Goede voorbeelden hoofdbehandelaarschap in umc’s

Lokaal reglement hoofdbehandelaarschap Oncologische zorgpaden

Lokaal reglement hoofdbehandelaarschap Oncologische zorgpaden, medische oncologie en andere betrokken specialismen.

Het lokaal reglement betreft uitwerking en aanvulling van de afspraken van de centrumbrede handreiking hoofdbehandelaarschap.

  • Handreiking hoofdbehandelaarschap KN 50844
  • Bijlage A Informatie voor de patiënt KN 50845
  • Bijlage B en C: Specifieke situaties KN 50846

Onderwerp
Afspraken binnen het de oncologische zorgpaden, medische oncologie en andere betrokken specialismen

Doel

Vastleggen van interne afspraken binnen de oncologische zorgpaden m.b.t. de uitvoering van het hoofdbehandelaarschap binnen een zorgpad en bij de samenwerking met de betrokken specialismen.

1. Toewijzing hoofdbehandelaar aan nieuwe / bekende patiënt

Poliklinisch traject

  • Indien de eerste afspraak bij een medisch specialist is, is deze hoofdbehandelaar. Indien de eerste afspraak bij een AIOS/ANIOS is, is deze behandelaar en is het superviserend staflid hoofdbehandelaar.
  • De nieuwe patiënt die door een huisarts wordt verwezen krijgt direct bij het maken van de afspraak te horen door welk specialisme hij/zij wordt gezien.
  • De nieuwe patiënt die wordt verwezen door een collega specialist naar een specifieke specialist van VUmc krijgt een afspraak bij die specialist of op een spreekuur dat onder diens verantwoordelijkheid valt.
  • De nieuwe patiënt die op eigen initiatief een second opinion vraagt wordt ingepland bij het meest geschikte specialisme.
  • De nieuwe patiënt die via de huisarts of medisch specialist verwezen wordt voor een second opinion over een specifiek probleem krijgt een afspraak bij het meest geschikte specialisme.
  • De bekende patiënt krijgt indien mogelijk een afspraak met de eerder bekende (hoofd)behandelaar.
  • De tabel ‘Hoofdbehandelaarschap oncologische zorg’ geeft een overzicht van de verschillende mogelijke hoofdbehandelaren tijdens een oncologische zorgpad. Deze tabel is ingedeeld per tumortype.

n.b. in het geval een AIOS door de opleidingsgroep competent is verklaard voor zelfstandige behandeling van het klachtenpatroon van de patiënt kan deze AIOS ook hoofdbehandelaar zijn.

n.b. Indien door de aard van het klachtenpatroon niet direct duidelijk is of de specialist de meest aangewezene is om hoofdbehandelaar te zijn, kan toewijzing worden uitgesteld tot maximaal het tweede consult. De eerste arts (behandelaar) is er voor verantwoordelijk dat tussen het eerste en tweede consult intercollegiaal overleg wordt gevoerd om het behandeltraject van de patiënt en daarmee de hoofdbehandelaar vast te stellen.

n.b. Indien van deze regels moet worden afgeweken, bijvoorbeeld vanwege beschikbaarheid of wachttijd, wordt dit bij het maken van de afspraak aan patiënt medegedeeld.

documentatie

  • Tabel
  • ‘Hoofdbehandelaarschap oncologische zorg’

2. Vaste informatie van de afdeling voor de patiënt

Bij het eerste consult stelt de arts de patiënt mondeling op de hoogte van de hoofdbehandelaar binnen het specialisme en schriftelijk via het hoofdbehandelaarschapskaartje. Bij wisseling van de hoofdbehandelaar wordt dit op hetzelfde kaartje vermeld.

documentatie

  • Hoofdbehandelaarschapskaartje

3. Bereikbaarheid van de (hoofd) behandelaren is geregeld

(Poli)klinisch traject

  • Tijdens avond-, nacht- en weekenddiensten (ANW-diensten) is altijd één dienstdoend AIOS/ANIOS beschikbaar en één superviserend staflid en bereikbaar.
  • De telefoonnummers (tijdens werktijden en na werktijden) staan vermeld op het hoofdbehandelaarschapskaartje voor de patiënt.
  • De meldkamer beschikt over een actuele lijst met telefoonnummers van alle specialisten die geraadpleegd kunnen worden voor intercollegiaal overleg door de dienstdoend AIOS/ANIOS of het superviserend staflid.

documentatie

  • Actueel dienstenschema
  • Actuele lijst telefoonnummers en piepers
  • hoofdbehandelaarskaartje

4. Waarneming van de hoofdbehandelaar is geregeld

  • Bij langere afwezigheid van de hoofdbehandelaar als gevolg waarvan, naar diens oordeel, de continuïteit van zorg in het gedrang kan komen, draagt deze het hoofdbehandelaarschap voor de poliklinische patiënten, tijdelijk over aan een collega.
  • De hoofdbehandelaar stelt mondeling en/of schriftelijk de patiënt op de hoogte van deze (tijdelijke) wijziging van hoofdbehandelaarschap.
  • Bij beëindigen dienstverband wordt een nieuwe hoofdbehandelaar aangewezen.

Klinisch traject

  • Bij kortere of langere afwezigheid van de hoofdbehandelaar als gevolg waarvan, naar diens oordeel, de continuïteit van zorg in het gedrang kan komen, draagt hij het hoofdbehandelaarschap, voor alle tijdens de afwezigheid opgenomen patiënten, tijdelijk over aan een collega.
  • De hoofdbehandelaar stelt de patiënt op de hoogte van deze tijdelijke wijziging van hoofdbehandelaarschap.
  • De hoofdbehandelaar legt de tijdelijke wijziging vast in het klinisch medisch dossier.
  • De hoofdbehandelaar heeft in de kliniek een actueel overzicht van elke overdracht voor elk dienstdoend staflid en AIOS/ANIOS. Dit overzicht geeft per patiënt aan wie de actuele hoofdbehandelaar en behandelaar zijn.

documentatie

  • hoofdbehandelaarskaartje

5. Afspraken over (de kwaliteit van) de dossiervoering

  • De hoofdbehandelaar is er voor verantwoordelijk dat het dossier van de patiënt te allen tijde juist, volledig en actueel is.
  • Elk contact (ook telefonisch) met de patiënt wordt geregistreerd en leesbaar beschreven in het (papieren) dossier.
  • Het papieren dossier van de patiënt moet te allen tijde te vinden en beschikbaar zijn ook op momenten dat de (hoofd)behandelaar niet zelf aanwezig is.
  • Binnen de oncologische zorgpaden geldt de regel dat een dossier niet langer dan noodzakelijk buiten het archief (op de eigen werkkamer) wordt bewaard. Als een dossier op de eigen werkkamer wordt gehouden moet de behandelaar zorgen dat de locatie van het dossier juist geregistreerd is in het digitale dossier-uitleensysteem.
  • Informatie over patiëntcontacten die beschikbaar is in het digitale patiënt-dossiersysteem (Mirador/EVA, Chipsoft-OK, Ultragenda, EDS) wordt niet in het papierendossier opgeborgen, tenzij hieraan bij wijze van back-up behoefte is.
  • Alle correspondentie met derden over een patiënt wordt opgeborgen in het papieren dossier tot digitale opslag mogelijk is.
  • De patiënt moet op basis van het papieren plus het digitale dossier na korte mondelinge toelichting zijn over te dragen.
  • Ieder specialisme evalueert de kwaliteit van de dossiervoering in het kader van de deelname aan de landelijke kwaliteitsvisitatie.

documentatie

  • Feitelijke dossiervoering
  • Steekproeven (optioneel)

Zie ook handreiking hoofdbehandelaarschap PNB 50844

  • MDO-overleg in Mirador is verbindende schakel tussen alle losse dossiers

6. Hoofdbehandelaarschap als competentie

  • In het geval een AIOS door de opleidingsgroep competent is verklaard voor zelfstandige behandeling van het klachtenpatroon van de patiënt kan deze AIOS ook hoofdbehandelaar zijn.

n.b. Organisatorische aandachtspunten uit deze jaargesprekken worden ingebracht in de periodieke evaluatie van het lokaal reglement (zie 11) en leiden waar nodig tot aanpassing.

documentatie

  • Verslagen

7. Inwerken en coachen AIOS en ANIOS op het gebied van hoofdbehandelaarschap

  • Ieder betrokken specialisme verzorgt voor AIOS en ANIOS in de eerste polistage aan de hand van dit reglement schriftelijke en mondelinge introductie met betrekking tot de afspraken rond het hoofdbehandelaarschap bij oncologische zorgpaden.
  • Verantwoordelijkheidstoedeling en hoofdbehandelaarschap komen aan de orde in de statusbespreking en inter- en supervisie gesprekken tussen AIOS en opleider.

documentatie

  • Presentatie hoofdbehandelaarschap met aanvulling afdeling
  • Competentieprofielen

8. Rolverdeling en specifieke taken hoofdbehandelaar in het multidisciplinair team

  • In de verslaglegging van het MDO wordt aangegeven wie de hoofdbehandelaar is en wie de overige aanwezigen waren. In sommige gevallen zal de hoofdbehandelaar ondersteund worden door een case manager of Nurse Practioner.

documentatie

  • Verslaglegging MDO

9. Aanvullende afspraken over de organisatie van zorg en overdrachten tussen specialismen

  • In de acute zorg is de AIO die de patiënt als eerste ziet, behandelaar en het superviserend of dienstdoend staflid hoofdbehandelaar. Dit wordt vastgelegd in de SEH-statusvoering.
  • In het algemeen worden de VUmc afspraken gevolgd met betrekking tot IC en SEH
  • De (hoofd)behandelaar geeft de naam/namen door aan de patiënt.
  • De (hoofd)behandelaar zorgt dat in de communicatie aan de huisarts de naam van de behandelaar en hoofdbehandelaar wordt vermeld.
  • De behandelend AIOS ondertekent de brief aan de huisarts. De inhoud wordt omwille van efficiëntie achteraf door het superviserend staflid. getoetst
  • n.b. In het geval de dienstdoend AIOS competent is voor de behandeling van het ziektebeeld waarvoor de patiënt de SEH bezoekt is de AIOS hoofdbehandelaar.
  • Bij chronische patiënten wordt gestreefd, in zo veel mogelijk gevallen naar continuïteit van de hoofdbehandelaar (zie ook 1. bekende patiënt).
  • Hoofdbehandelaar betrekt de AIOS als behandelaar bij het behandeltraject.

documentatie

  • Dossiervoering SEH
  • Correspondentie
  • Competentieprofielen

Zie ook Handreiking hoofdbehandelaarschap bijlage B KN50846

10. Externe samenwerking

Ondersteuning perifere ziekenhuizen via IKNL-consulten

11. Periodieke evaluatie en revisie lokaal reglement

Over één jaar

12. Wat verder ter tafel komt

n.v.t.

NFU Nederlandse Federatie van Universitair Medische Centra / Oudlaan 4, 3515 GA / Postbus 9696, 3506 GR Utrecht / T 030 273 98 80 / nfu@nfu.nl