Goede voorbeelden hoofdbehandelaarschap in umc’s

Lokaal reglement hoofdbehandelaarschap Kindergeneeskunde

Doel

  • Dit lokaal reglement legt de afspraken vast die binnen de afdeling Kindergeneeskunde zijn gemaakt m.b.t. de uitvoering van het hoofdbehandelaarschap en de samenwerking met andere specialismen.
  • Het lokaal reglement vormt de uitwerking en aanvulling van de afspraken van de Handreiking Hoofdbehandelaarschap in VUmc.
  • Zie Handreiking hoofdbehandelaarschap KN 50844, bijlage A Informatie voor de patiënt KN 50845, bijlage B en C: Specifieke situaties KN 50846

Plaats van de afdeling in het VUmc-zorgproces

  • De afdeling kindergeneeskunde is werkzaam in het gehele behandeltraject van verwijzing tot en met nazorg. Een deel van de zorg betreft multidisciplinaire zorg.
  • Patiënten worden verwezen vanuit de 1e en 2e lijn.
  • Patiënten komen binnen via de polikliniek, de SEH of rechtstreeks op de afdeling Kindergeneeskunde of Intensive Care bij overname vanuit een ander ziekenhuis waar patiënt opgenomen was voor afdeling kindergeneeskunde

1. Toewijzing hoofdbehandelaar aan nieuwe / bekende patiënt

Klinisch traject

  • Tijdens de opname op de kinderafdeling kunnen andere specialisten dan kinderartsen hoofdbehandelaar zijn. (kinderchirurgie, neurologie, neurochirurgie, KNO, kaak, mond en aangezichtchirurgie, oogheelkunde, urologie, orthopedie, revalidatie, plastische chirurgie, chirurgie)

De kinderarts is bij ieder opgenomen kind in medebehandeling.

documentatie

  • Afsprakensysteem
  • Voorblad systeem
  • Competentieprofielen

2. Vaste informatie van de afdeling voor de patiënt.

Klinisch traject

  • Indien voor een behandeling een operatieve ingreep of opname geïndiceerd is, kan het hoofdbehandelaarschap van de kindergeneeskunde tijdelijk of blijvend gedeeld worden met de operateur of worden overgedragen. Bij de planning van de opname wordt in overleg met het team van behandelaren bepaald wie de operatie zal uitvoeren en hoofdbehandelaar zal zijn. De patiënt wordt, voorafgaand aan de daadwerkelijke opname, door de hoofdbehandelaar op de hoogte gesteld wie de operateur is, wie hoofdbehandelaar is en wie evt. medebehandela(a)r(s) worden.
  • De hoofdbehandelaar registreert de namen van de hoofdbehandelaar en medebehandelaars op het (nieuwe) voorblad van het klinisch medisch dossier.

documentatie

  • Voorblad dossier
  • Afsprakenkaart / contactkaart
  • Operatieplanning

3. Bereikbaarheid van de (hoofd) behandelaren is geregeld

  • Tijdens avond-, nacht- en weekenddiensten (ANW-diensten) is altijd één dienstdoend arts-assistent kindergeneeskunde en één superviserend staflid beschikbaar en bereikbaar.
  • Kindergeneeskunde stelt het dienstschema ruim te voren vast en maakt dit bekend aan alle arts-assistenten en stafleden en alle andere betrokken (de afdeling, de spoedeisende hulp (SEH) en de telefooncentrale.
  • Alle arts-assistenten en stafleden van kindergeneeskunde beschikken over een actuele lijst met telefoonnummers van alle specialisten van kindergeneeskunde die geraadpleegd kunnen worden voor intercollegiaal overleg.

documentatie

  • Actueel dienstenschema (Harmony, wekelijks dienstrooster per mail via secretariaat kindergeneeskunde)
  • Actuele lijst telefoonnummers en piepers

4. Waarneming van de hoofdbehandelaar is geregeld

Klinisch traject

  • Bij kortere of langere afwezigheid van de hoofdbehandelaar als gevolg waarvan, naar diens oordeel, de continuïteit van zorg in het gedrang kan komen, draagt hij het hoofdbehandelaarschap, voor alle tijdens de afwezigheid opgenomen patiënten, tijdelijk over aan een collega.
  • De hoofdbehandelaar stelt de patiënt op de hoogte van deze tijdelijke wijziging van hoofdbehandelaarschap.
  • Kindergeneeskunde legt de tijdelijke wijziging vast in het klinisch medisch dossier.
  • Kindergeneeskunde heeft in de kliniek een actueel overzicht van elke overdracht voor elk dienstdoend staflid en arts-assistent. Dit overzicht geeft per patiënt aan wie de actuele hoofdbehandelaar en behandelaar zijn.
  • Bij wisselingen van zaalartsen dragen zij zelf zorg voor overdracht naar de volgende zaalarts (ip schriftelijk, zn met mondelinge toelichting)

documentatie

  • Voorblad dossier
  • Overzichtslijst overdrachten klinisch traject

5. Afspraken over (de kwaliteit van) de dossiervoering.

  • De hoofdbehandelaar is er voor verantwoordelijk dat het dossier van de patiënt te allen tijde juist, volledig en actueel is.
  • Elk contact (ook telefonisch) met de patiënt wordt geregistreerd en leesbaar beschreven in het (papieren) dossier.
  • Het papieren dossier van de patiënt moet altijd te vinden en beschikbaar zijn ook op momenten dat de (hoofd)behandelaar niet zelf aanwezig is.
  • Binnen kindergeneeskunde geldt de regel dat een dossier niet langer dan noodzakelijk buiten het archief (op de eigen werkkamer) wordt bewaard. Als een dossier op de eigen werkkamer wordt gehouden moet de behandelaar zorgen dat de locatie van het dossier juist geregistreerd is in het digitale dossier-uitleensysteem.
  • Samenvattingen van gesprekken worden gedocumenteerd in het patiëntendossier door de hoofdbehandelaar.
  • Informatie over patiëntcontacten die beschikbaar is in het digitale patient-dossiersysteem (Mirador/EVA, Chipsoft-OK, Ultragenda) wordt niet in het papierendossier opgeborgen, tenzij hieraan bij wijze van back-up behoefte is.
  • Alle correspondentie met derden over een patiënt wordt opgeborgen in het papieren dossier tot digitale opslag mogelijk is.
  • De patiënt moet op basis van het papieren plus het digitale dossier na korte mondelinge toelichting zijn over te dragen.
  • Kindergeneeskunde evalueert de kwaliteit van de dossiervoering in het kader van de deelname aan de landelijke kwaliteitsvisitatie.

documentatie

  • Dossiervoering

6. Hoofdbehandelaarschap als onderwerp van coaching en in het jaargesprek

  • Kindergeneeskunde evalueert de uitvoering van het (hoofd-) behandelaarschap 1 keer per jaar. Organisatorische aandachtspunten uit deze jaargesprekken worden ingebracht in de periodieke evaluatie van het lokaal reglement (zie 11) en leiden waar nodig tot aanpassing.

documentatie

  • Verslagen

7. Inwerken en coachen AIO’s en ANIO’s op het gebied van hoofdbehandelaarschap

  • Op de afdeling kindergeneeskunde werken naast medisch specialisten, AIOS en ANIOS.
  • Kindergeneeskunde verzorgt voor AIOS in de eerste poli- en kliniekstage aan de hand van dit reglement schriftelijke en mondelinge introductie met betrekking tot de afspraken rond het hoofdbehandelaarschap.
  • Verantwoordelijkheidstoedeling en hoofdbehandelaarschap komen aan de orde in de statusbespreking en inter- en supervisie gesprekken tussen AIOS en opleider.

documentatie

  • Presentatie hoofdbehandelaarschap met aanvulling afdeling
  • Competentieprofielen

8. Rolverdeling en specifieke taken hoofdbehandelaar in een multidisciplinair team

Kindergeneeskunde werkt met andere specialismen samen bij complexe zorg rondom chirurgische, neurologische, neurochirurgische, KNO, kaak, mond en aangezichtchirurgische, oogheelkundige, orthopedische, revalidatie, plastische chirurgie en urologische patiënten.

Klinisch traject

  • De kindergeneeskunde wordt bij aanvang van het zorgtraject van elke opgenomen patiënt mede of hoofdbehandelaar.
  • In onderling overleg wordt besproken wie tijdens de opname hoofdbehandelaar respectievelijk medebehandelaar zal zijn.
  • De rolverdeling tussen hoofd en medebehandelaar betreffende specifieke taken rondom zorg voor de patiënt is per specialisme afgesproken en vastgelegd in Tabel 1.
  • Bereikbaarheid van diverse specialismen staat vermeld in Tabel 2.

documentatie

  • Verslaglegging MDO tabel 1
Tabel zorgpaden per tumortype/diagnose Diagnostische fase Chirurgie Radiotherapie Chemoradio therapie Chemotherapie / systemische behandeling Palliatieve fase
Rollen behandelaarschap 1e HBH tijdelijk HBH MBH tijdelijk HBH 1e HBH met MBH 1e HBH met MBH 1e HBH of ONC = 2e HBH
Tijdens fase polikliniek van…tot… polikliniek van…tot… polikliniek van…tot… polikliniek / kliniek van…tot… polikliniek / kliniek van…tot… polikliniek / thuis van…
Vastlegging kaartje + MDO-verslag + voorblad dossier MDO-verslag + voorblad dossier MDO-verslag + voorblad dossier MDO-verslag + voorblad dossier MDO-verslag + voorblad dossier MDO-verslag + voorblad dossier
Neuroncologie Specialisme van 1e contact: NEU, NEUCH of ONC Chirurg Radiotherapeut Neuroloog of Medisch Oncoloog (*) Neuroloog of Medisch Oncoloog (*) Neuroloog
Longziekten Specialisme van 1e contact: LON of ONC Chirurg Radiotherapeut Longarts Longarts Specialisme van 1e contact of longarts
Hoofd & Hals Specialisme van 1e contact: KNO of ONC Chirurg Radiotherapeut Medisch Oncoloog Medisch Oncoloog Specialisme van 1e contact of medisch oncoloog
enzovoort            

9. Aanvullende afspraken over de organisatie van zorg en overdrachten tussen specialismen

Klinisch traject

  • In de zorg is de A(N)IOS (zaalarts) die de patiënt op de verpleegafdelingen ziet, behandelaar en het superviserend of dienstdoend staflid zijn in dat geval hoofdbehandelaar. Dit wordt vastgelegd in de kliniek-statusvoering.
  • Aan patiënt wordt de naam/namen doorgegeven en in de communicatie aan de huisarts wordt de naam van de behandelaar en hoofdbehandelaar vermeldt. De behandelend AIOS en de hoofdbehandelaar ondertekenen gezamenlijk de brief aan de huisarts. De inhoud van de brief wordt altijd getoetst door de hoofdbehandelaar.
  • Kindergeneeskunde streeft bij chronische patiënten in zo veel mogelijk gevallen naar continuïteit van de hoofdbehandelaar (zie ook 1. bekende patiënt).
  • Kindergeneeskunde betrekt de A(N)IOS als behandelaar bij het behandeltraject.

documentatie

  • Dossiervoering SEH
  • Correspondentie
  • Competentieprofielen

10. Externe samenwerking.

Emma kinderziekenhuis/ Academisch Medisch Centrum, Hospice de Biezenwaard, hospice Het lindenhofje

11. Periodieke evaluatie en revisie lokaal reglement.

Over één jaar

12. Wat verder ter tafel komt

n.v.t.

NFU Nederlandse Federatie van Universitair Medische Centra / Oudlaan 4, 3515 GA / Postbus 9696, 3506 GR Utrecht / T 030 273 98 80 / nfu@nfu.nl