Goede voorbeelden hoofdbehandelaarschap in umc’s

Lokaal reglement hoofdbehandelaarschap afdeling KNO

Het lokaal reglement wordt gezien als uitwerking en aanvulling van de afspraken van de centrum brede handreiking.

  • Handreiking hoofdbehandelaarschap KN 50844
  • Bijlage A Informatie voor de patiënt KN 50845
  • Bijlage B en C: Specifieke situaties KN 50846

Doel
Vastleggen interne afspraken binnen de afdeling KNO / hoofd-halschirurgie m.b.t. de uitvoering van het hoofdbehandelaarschap binnen het specialisme en waar van toepassing in de samenwerking met andere specialismen.

Plaats van de afdeling in het VUmc-zorgproces
KNO is werkzaam in het gehele behandeltraject van verwijzing tot en met nazorg. Een deel van de zorg betreft multidisciplinaire zorg.
Patiënten worden verwezen vanuit de 1e en 2e lijn.
Patiënten komen binnen via de polikliniek, de SEH of rechtstreeks op de afdeling KNO of Intensive Care in geval overname vanuit een ander ziekenhuis waar patiënt reeds opgenomen was voor de daar aanwezige afdeling KNO-heelkunde.

documentatie

  • Zie ook: taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden medisch afdelingshoofd geregeld in …..

1. Toewijzing hoofdbehandelaar aan nieuwe / bekende patiënt

Poliklinisch traject

  • Indien de eerste afspraak bij een medisch specialist is, is deze hoofdbehandelaar. Indien de eerste afspraak bij een arts-assistent is, is deze behandelaar en is het superviserend staflid van de betreffende dag (of dagdeel) hoofdbehandelaar, behalve in die situaties waarin met een specifiek staflid tevoren of tijdens het consult is overlegd.
  • De nieuwe patiënt die door een huisarts wordt verwezen krijgt direct bij het maken van de afspraak te horen door welke arts hij/zij wordt gezien.
  • De nieuwe patiënt die wordt verwezen door een collega KNO-arts naar een specifieke KNO-arts van het VUmc krijgt een afspraak bij die KNO-arts of op een spreekuur dat onder diens verantwoordelijkheid valt.
  • De nieuwe patiënt die op eigen initiatief een second opinion vraagt wordt ingepland op elk beschikbaar spreekuur.
  • De nieuwe patiënt die via de huisarts of medisch specialist verwezen wordt voor een second opinion over een specifiek probleem krijgt een afspraak bij het meest geschikte spreekuur.
  • De bekende patiënt krijgt indien mogelijk een afspraak met de eerder bekende (hoofd)behandelaar.

N.B. In het geval een arts-assistent door de opleidingsgroep competent is verklaard voor zelfstandige behandeling van het klachtenpatroon van de patiënt kan deze arts-assistent ook hoofdbehandelaar zijn.

N.B. Indien door de aard van het klachtenpatroon niet direct duidelijk of de specialist de meest aangewezene is om hoofdbehandelaarschap te zijn, kan toewijzing worden uitgesteld tot maximaal het tweede consult. De eerste arts (behandelaar) is er voor verantwoordelijk dat tussen het eerste en tweede consult intercollegiaal overleg wordt gevoerd om het behandeltraject van de patiënt en daarmee de hoofdbehandelaar vast te stellen.

N.B. Indien van deze regels moet worden afgeweken, bijvoorbeeld vanwege beschikbaarheid of wachttijd, wordt dit bij het maken van de afspraak aan patiënt medegedeeld.

Klinisch traject

  • Tijdens de opname is de operateur hoofdbehandelaar en zijn de arts-assistent die tijdens de ingreep assisteert en de verantwoordelijk zaalarts behandelaar. Indien geen operatie plaats vindt tijdens de opname is het staflid wat supervisor was tijdens het poliklinisch of eerste hulp consult de hoofdbehandelaar.

N.B. In geval een arts-assistent door de opleidingsgroep competent is verklaard voor het zelfstandig uitvoeren van een operatieve ingreep kan deze arts-assistent hoofdbehandelaar zijn.

2. Vaste informatie van de afdeling voor de patiënt.

Poliklinisch traject

  • KNO stelt de patiënt op de hoogte van de namen van de hoofdbehandelaar en behandelaren binnen het specialisme.
  • KNO registreert de namen van de hoofdbehandelaar, behandelaar en zaalarts op het (nieuwe) voorblad van het poliklinisch medisch dossier.
  • KNO legt de namen vast op de contactkaart van patiënt. Toelichting: omdat sinds het gebruik van Ultragenda afspraken voor patiënten niet meer worden opgeschreven, maar patiënten een afdruk krijgen van hun toekomstige afspraak is het gebruik van de afsprakenkaart komen te vervallen. Hiervoor in de plaats komt in de toekomst de contactkaart. Daarop worden, naast de namen van de (hoofd)behandelaar ook de meest relevante telefoonnummers vermeld.

documentatie

  • Voorblad dossier
  • afsprakenkaart
  • operatieplanning.

Klinisch traject

  • Indien voor de behandeling een operatieve ingreep of opname geïndiceerd is kan het hoofdbehandelaarschap binnen het specialisme tijdelijk of blijvend worden overgedragen aan de operateur.
  • Omdat KNO voor veel patiënten de behandeling in teamverband uitvoert, is de operateur soms een ander dan de hoofdbehandelaar in het poliklinisch traject.
  • KNO bepaalt bij planning van de opname in overleg met het team van behandelaren wie de operatie zal uitvoeren.
  • De patiënt wordt, voorafgaand aan de daadwerkelijk opname, op de hoogte gesteld wie de operateur en dus hoofdbehandelaar wordt.
  • KNO registreert de namen van de hoofdbehandelaar, behandelaar en zaalarts op het (nieuwe) voorblad van het klinisch medisch dossier.

3. Bereikbaarheid van de (hoofd) behandelaren is geregeld.

  • Tijdens avond-, nacht- en weekend-diensten (ANW-diensten) is altijd één dienstdoend arts-assistent KNO en één superviserend staflid beschikbaar en bereikbaar.
  • KNO stelt het dienstschema ruim te voren vast en maakt dit bekend aan alle arts-assistenten en stafleden en alle andere betrokken (de afdeling, de spoedeisende hulp (SEH) en de telefooncentrale).
  • Alle arts-assistenten en stafleden van KNO beschikken over een actuele lijst met telefoonnummers van alle specialisten van KNO die geraadpleegd kunnen worden voor intercollegiaal overleg.

documentatie

  • Actueel dienstenschema
  • Actuele lijst telefoonnummers en piepers

4. Waarneming van de hoofdbehandelaar is geregeld

Poliklinisch traject

  • Bij langere afwezigheid van de hoofdbehandelaar als gevolg waarvan, naar diens oordeel, de continuïteit van zorg in het gedrang kan komen, draagt deze het hoofdbehandelaarschap voor de poliklinische patiënten, tijdelijk over aan een collega.
  • De hoofdbehandelaar stelt de patiënt op de hoogte van deze (tijdelijke) wijziging van hoofdbehandelaarschap.
  • KNO legt de (tijdelijke) wijziging vast in het poliklinisch medisch dossier. Toelichting: tijdelijke staat tussen haakjes omdat ook het beëindigen van dienstverband een ander hoofdbehandelaar vereist.

Klinisch traject

  • Bij kortere of langere afwezigheid van de hoofdbehandelaar als gevolg waarvan, naar diens oordeel, de continuïteit van zorg in het gedrang kan komen, draagt hij het hoofdbehandelaarschap, voor alle tijdens de afwezigheid opgenomen patiënten, tijdelijk over aan een collega.
  • De hoofdbehandelaar stelt de patiënt op de hoogte van deze tijdelijke wijziging van hoofdbehandelaarschap.
  • KNO legt de tijdelijke wijziging vast in het klinisch medisch dossier.
  • KNO heeft in de kliniek een actueel overzicht van elke overdracht voor elk dienstdoend staflid en arts-assistent. Dit overzicht geeft per patiënt aan wie de actuele hoofdbehandelaar en behandelaar zijn.

documentatie

  • Voorblad dossier
  • Overzichtslijst overdrachten
  • Klinisch traject

5. Afspraken over (de kwaliteit van) de dossiervoering.

  • Het valt onder de verantwoordelijkheid van de hoofdbehandelaar dat te allen tijde het dossier juist, volledig en actueel is.
  • Elk contact (ook telefonisch) met de patiënt wordt geregistreerd en leesbaar beschreven in het (papieren) dossier, voorzien van datum en naam van de arts.
  • Het papieren dossier van de patiënt dient te allen tijde vindbaar en beschikbaar te zijn op momenten dat de (hoofd)behandelaar niet zelf aanwezig is. Hiertoe is het noodzakelijk dat dossier niet langer dan noodzakelijk buiten het archief (op de eigen werkkamer) worden bewaard. Indien een dossier toch op de eigen werkkamer wordt gehouden dient er voor zorg gedragen te worden dat de locatie van het dossier accuraat geregistreerd is in het beschikbare digitale dossier-uitleensysteem.
  • Informatie betreffende patientcontacten die beschikbaar is in het digitale patientdossiersysteem (Mirador/EVA, Chipsoft-OK, Ultragenda, EDS) hoeft niet noodzakelijkerwijs in het papierendossier te worden opgeborgen.
  • Alle correspondentie over een patiënt van derden wordt opgeborgen in het papieren dossier totdat digitale opslag hiervan mogelijk wordt.
  • De patiënt dient op basis van de combinatie van het papieren en digitale dossier na korte mondelinge toelichting over te dragen te zijn.
  • De kwaliteitsvoering van de dossiers wordt geevalueerd in het kader van de deelname aan de landelijke kwaliteitsvisitatie

6. Hoofdbehandelaarschap als onderwerp van coaching en in het jaargesprek.

  • KNO evalueert de uitvoering van het (hoofd-)behandelaarschap in de jaargesprekken.

n.b. Organisatorische aandachtspunten uit deze jaargesprekken worden ingebracht in de periodieke evaluatie van het lokaal reglement (zie 11) en leiden waar nodig tot aanpassing.

7. Inwerken en coachen AIO’s en ANIO’s op het gebied van hoofdbehandelaarschap

  • Op de afdeling KNO werken naast medisch specialisten, AIOS, geen ANIOS.
  • KNO verzorgt voor AIOS in de eerste polistage aan de hand van dit reglement schriftelijke en mondelinge introductie met betrekking tot de afspraken rond het hoofdbehandelaarschap.
  • Verantwoordelijkheidstoedeling en hoofdbehandelaarschap komen ook aan de orde in de statusbespreking en inter- en supervisie gesprekken tussen AIO en opleider.

8. Rolverdeling en specifieke taken hoofdbehandelaar in het multidisciplinair team

KNO werkt met andere specialismen samen in het Multidisciplinaire Team Hoofd-Halsoncologie.

In de meeste gevallen wordt de KNO-arts/hoofd-halschirurg bij aanvang van het Zorgpad hoofdbehandelaar. Dit zorgpad start na eerste consult van een patiënt op het Spreekuur voor Nieuwe Oncologie Patiënten (NPOC). De supervisor van het NPOC spreekuur is tot aan de opname Hoofdbehandelaar.
Een AIOS KNO wordt bij aanvang van het Zorgpad behandelaar en case-manager.
Medebehandelend specialismen zijn Medisch Oncologie, Kaakchirurgie, Radiotherapie. In voorkomende gevallen neemt één van deze artsen tijdens het behandeltraject als (tijdelijk) hoofdbehandelaar de behandeling over.
Daarna wordt in de meeste gevallen de KNO-arts/hoofd-halschirurg weer hoofdbehandelaar.

KNO participeert actief in multidisciplinaire behandeltrajecten rond kinderen met Cystic Fibrosis (CF), Primair Ciliaire Dyskinesie (PCD), Down en Schisis.

In het poliklinisch traject is de kinderarts hoofdbehandelaar.
De afdeling KNO is poliklinisch medebehandelaar en wijst een binnen de afdeling KNO een eerst verantwoordelijk medebehandelaar aan.

9. Aanvullende afspraken over de organisatie van zorg en overdrachten tussen specialismen

  • In de acute zorg is de AIO die de patiënt als eerste ziet, behandelaar en het superviserend of dienstdoend staflid in dat geval hoofdbehandelaar.
  • Dit wordt geëffectueerd in de SEH-statusvoering. Indien een dienstdoend AIOS competent is voor de behandeling van het ziektebeeld waarvoor de patiënt de SEH bezoekt is de AIOS hoofdbehandelaar. Aan patiënt wordt de naam/namen doorgegeven en in de communicatie aan de huisarts wordt de naam van de behandelaar en hoofdbehandelaar vermeldt. De behandelend AIOS ondertekent de brief aan de huisarts. De inhoud van de brief wordt omwille van de efficiëntie achteraf getoetst door het superviserend staflid.
  • KNO streeft bij chronische patiënten in zo veel mogelijk gevallen naar continuïteit van de hoofdbehandelaar (zie ook 1. bekende patiënt).
  • KNO betrekt de AIOS als behandelaar bij het behandeltraject

10. Externe samenwerking.

Geen

11. Periodieke evaluatie en revisie lokaal reglement.

Over één jaar

NFU Nederlandse Federatie van Universitair Medische Centra / Oudlaan 4, 3515 GA / Postbus 9696, 3506 GR Utrecht / T 030 273 98 80 / nfu@nfu.nl