Goede voorbeelden hoofdbehandelaarschap in umc’s

Erasmus MC verantwoordelijkheidstoedeling in de Patiëntenzorg: afdeling Hematologie

1. Inleiding

In de stafvergadering van oktober 2018 is het standpunt ingenomen, dat patiënten op de afdeling hematologie weliswaar zoveel als mogelijk in teamverband beschouwd worden, maar dat elke patiënt een voor iedereen zonneklaar te identificeren eigen arts oftewel hoofdbehandelaar dient te hebben. De hoofdbehandelaar wordt als in HiX als “behandelaar” vermeld. Deze notitie richt zich op de praktische invulling van de taken van de hoofdbehandelaar en de diverse andere functies welke van belang zijn voor de zorg.

De notitie beschrijft de uitgangspunten en een aantal situaties met per situatie een omschrijving van de rol van de hoofdbehandelaar en hoe de continuïteit van zorg te waarborgen.

Uitgangspunten:

  • elke patiënt dient een hoofdbehandelaar (P) te hebben
  • deze hoofdbehandelaar is een hematoloog
  • de patiënt dient op de hoogte te zijn wie zijn hoofdbehandelaar is
  • in HiX wordt vastgelegd wie de hoofdbehandelaar is (op het voorblad in HiX onder kopje “behandelaars”)
  • de verantwoordelijkheden en verwachtingen van de hoofdbehandelaar kunnen variëren al naar gelang de situatie (klinisch/poliklinisch): Indien de patiënt wordt opgenomen is de supervisor-hematoloog van de afdeling de klinisch hoofdbehandelaar (K)
  • besluiten met betrekking tot diagnose en (verandering van het) behandelplan worden genomen in teamverband (grote visite, diverse hematologische MDO’s, zoals hematologische tumoren, stamceltransplantatie indicatie, hemofilie, hemoglobinopathie, stolling, allogene-SCT). De hoofdbehandelaar (P) is onderdeel van het behandelteam
  • ongeacht op welke afdeling een patiënt is opgenomen, de geboden hematologisch zorg is van gelijke kwaliteit en verloopt via gelijke protocollen en afspraken

2. Beschrijving van rollen en verantwoordelijkheden van medisch specialisten in patiëntenzorg

Definities van verschillende functies:

Hierbij wordt de Erasmus MC-brede definities gehanteerd

Ter verduidelijking voor de situatie op de afdeling hematologie staan de diverse functies hieronder benoemd:

  1. Hoofdbehandelaar van het dossier (P): is een hematoloog. Hij/zij is tevens de eigen arts en het vertrouwde gezicht van de patiënt. De hoofdbehandelaar is eindverantwoordelijk voor de zorg van de patiënt.
  2. Behandelend arts (arts-assistent, niet-hematoloog): is de arts die de patiënt ziet op de polikliniek of de afdeling, die verantwoordelijk is voor de dagelijkse zorg en die de patiënt zoveel als mogelijk zelf op de polikliniek ziet. Er is in HiX geen registratie mogelijk van deze arts. Wel is deze terug te vinden bij naslag als auteur van een decursus. Altijd dient vermeld te worden in de decursus met welke hematoloog, c.q. hoofdbehandelaar is overlegd.
  3. Behandelend arts van de klinische opname (K): is de arts die het overzicht houdt over de patiënt, de behandelend arts-assistent controleert, en intensief betrokken is bij alle besluitvorming (in praktijk is dit de klinische supervisor).
  4. Behandelteam: is de staf hematologie die verantwoordelijk is voor de besluiten en eindverantwoordelijk is voor de zorg.

Een arts kan alle functies hebben. De hoofdbehandelaar (P) kan wisselende rollen hebben, naar gelang de situatie van de patiënt, maar zal altijd medeverantwoordelijk blijven voor de besluitvorming en de zorg en zal voor de patiënt altijd zichtbaar blijven.

De verschillende locaties waarop een patiënt in zorg kan zijn betreffen:

  1. de polikliniek
  2. de afdeling hematologie
  3. een niet-hematologie afdeling

3.1 Poliklinisch

Patiënten op de polikliniek: behandelaar van het dossier oftewel hoofdbehandelaar (P)

Bij patiënten die poliklinisch gezien worden door een hematoloog is deze arts de hoofdbehandelaar (P). De hematoloog meldt zichzelf aan als behandelaar van het dossier (P) in HiX. Patiënten worden zoveel mogelijk door deze arts gezien.

Bij patiënten die gezien worden door een arts-assistent is de supervisor van de betreffende arts-assistent op de polikliniek de hoofdbehandelaar (P). De supervisor meldt zichzelf aan in HiX als hoofdbehandelaar van het dossier (P). De patiënt dient hiervan door de arts-assistent   op de hoogte gebracht. Indien de arts-assistent afwezig is of vertrekt van de poli wordt de patiënt geboekt bij de hoofdbehandelaar (P) of bij een andere hematoloog, die vervolgens hoofdbehandelaar wordt en zichzelf aanmeldt als behandelaar van het dossier (P).

3.2 Klinisch

a. Opgenomen patiënten op afdeling hematologie; behandelend arts van de klinische opname (K):

Op de afdeling hematologie is de dagelijkse zorg voor de patiënt in handen van een arts-assistent onder supervisie van de afdelings-supervisor; Dit is de behandelend arts van de klinische opname (K) en deze registreert zich bij opname als hoofdbehandelaar in HiX. De patiënt wordt op de hoogte gebracht van deze constructie en is op de hoogte wie de arts-assistent is en wie de hoofdbehandelaar (K). Gedurende de opname wordt de eindverantwoordelijkheid tijdelijk overgedragen aan de hoofdbehandelaar (K). Wanneer een andere hematoloog supervisor wordt, bijvoorbeeld bij de maandelijkse wisseling, meldt hij zichzelf aan als hoofdbehandelaar van de klinische opname (K) in HIX. Bij alle patiënten wordt de dagelijkse zorg voor de patiënt verzorgd door de arts-assistent op de afdeling samen met de hoofdbehandelaar (K). De arts-assistent kan niet geregistreerd worden in HiX en is alleen terug te vinden bij naslag en decursus. Het overzicht over de patiënt en de regie over het te voeren beleid is in handen van de hoofdbehandelaar (supervisor), die minimaal 1x per week visite loopt. Indien de patiënt ook een poliklinisch hoofdbehandelaar (P) heeft, wordt die betrokken bij de besluitvorming. Daarnaast zal de poliklinisch hoofdbehandelaar (P) indien mogelijk de patiënt bezoeken op de afdeling. Indien gewenst (door patiënt of afdeling) kan de poliklinisch hoofdbehandelaar (P) aanwezig zijn bij gesprekken over diagnose en (verandering van) het behandelplan.

Bij ontslag krijgt de patiënt een afspraak bij de poliklinisch hoofdbehandelaar (P).

Indien de patiënt voor het eerst de polikliniek bezoekt, wordt een afspraak gemaakt bij een van de hematologen als nieuwe patiënt. Bij het polibezoek meldt deze hematoloog zichzelf aan in HiX als hoofdbehandelaar, i.e. behandelaar van het dossier (P).

b. Opgenomen patiënten op niet-hematologische afdeling:

De geboden hematologische zorg voldoet aan dezelfde eisen van kwaliteit en is gelijkwaardig aan de zorg op de afdeling hematologie.

Deze situatie doet zich voor als een hematologische patiënt is opgenomen op een niet-hematologische afdeling met een niet-hematologisch probleem. De dagelijkse zorg wordt verleend door de arts-assistent en supervisor van de desbetreffende afdeling en de hematologie verleent de hematologische zorg aan deze patiënt als medebehandelaar. De poliklinisch hoofdbehandelaar (P) is betrokken bij de besluitvorming. Daarnaast zal de poliklinisch hoofdbehandelaar (P) de patiënt indien mogelijk bezoeken op de niet-hematologische afdeling. Indien gewenst (door patiënt of afdeling) kan de poliklinisch hoofdbehandelaar (P) aanwezig zijn bij gesprekken over diagnose en (verandering van) het behandelplan.

De consulent ten minste twee keer per week visite op de niet-hematologische afdeling en noteert in HiX het beloop van de opname, zijn bevindingen en adviezen. De patiënt wordt indien het hematologisch probleem dit nodig maakt op de grote of kleine visite afhankelijk van de complexiteit van de problematiek besproken met de hematologie staf, waarbij de samenvatting en besluiten worden genoteerd in HiX.

Indien nodig krijgt de patiënt bij ontslag een afspraak op de polikliniek bij de poliklinisch hoofdbehandelaar (P). Indien de patiënt voor het eerst de polikliniek bezoekt, wordt een afspraak gemaakt bij een van de hematologen als nieuwe patiënt. Bij het polibezoek meldt deze hematoloog zichzelf aan in HiX als behandelaar van het dossier, is hoofdbehandelaar.

c. Hematologische patiënt op niet-hematologische afdeling met een hematologisch probleem:

Dit zal alleen gebeuren in geval van een spoedopname waarbij de afdeling Hematologie geen bed beschikbaar heeft. De hematoloog die supervisie heeft over de consulten is de hoofdbehandelaar en wordt ook zo aangegeven in HiX. De patiënt wordt zo spoedig mogelijk overgeplaatst naar de afdeling hematologie. De dagelijkse zorg wordt verleend door de consulent hematologie onder supervisie van de hoofdbehandelaar kliniek (K) van de hematologie. De poliklinisch hoofdbehandelaar (P) van deze patiënt is betrokken bij de besluitvorming. Daarnaast zal de poliklinisch hoofdbehandelaar (P) de patiënt indien mogelijk bezoeken op de niet-hematologische afdeling. Indien gewenst (door patiënt of afdeling) kan de poliklinisch hoofdbehandelaar (P) aanwezig zijn bij gesprekken over diagnose en (verandering van) het behandelplan. 

4. Afspraken over het delegeren van verantwoordelijkheden
4.1 Vervanging bij ziekte/ afwezigheid van hoofdbehandelaar

In geval van ziekte is neemt een van de andere hematologen de functie van hoofdbehandelaar (P of K) over. De patiënt wordt hiervan op de hoogte gesteld door de arts die de patiënt ziet.

De patiënt dient zodra het mogelijk is weer bij de polikliniek van de hoofdbehandelaar geboekt te worden. Hiervoor is een jaarschema (V-schijf) gemaakt, waarbij de invaller bij afwezigheid is vastgelegd

4.2 Verantwoordelijkheid tijdens diensten

De verantwoordelijkheid tijdens de diensten ligt bij de dienstdoende hematologen en zij zijn op dat moment ook de hoofdbehandelaar. Dit wordt niet in het dossier vastgelegd, maar alleen vastgelegd in een dienstrooster. In het daarvan afgeleide weekrooster staan de dienstdoende hematoloog en eventuele achterwacht genoemd. Deze zijn bij de telefoniste bekend en 24 uur per dag bereikbaar. Tijdens de doordeweekse diensten zijn er twee dienstdoende hematologen. Zij hebben allen een specifieke taak. De hematoloog stolling en de hematoloog –algemeen. In het weekend doen drie hematologen dienst, te weten stolling, korte hematologie weekend dienst en lange hematologie weekend dienst. De stollingshematoloog is verantwoordelijk voor de stollings-gerelateerde hematologische problematiek. De hematoloog met korte weekenddienst loopt bij een deel van de patiënten in de kliniek hematologie visite en draagt deze over aan de hematoloog met lange weekend dienst. Tijdens het gehele weekend is de hematoloog met de lange dienst de hoofdbehandelaar

5. Vindbaarheid van verantwoordelijkheidstoedeling
5.1 Patiënten en naasten

Poliklinisch krijgen de patiënten van de arts die hen ziet te horen wie hun hoofdbehandelaar is. Klinisch maken de patiënten bij opname kennis met hun behandelend arts (zaalarts). Dezelfde dag komt de hematoloog klinisch hoofdbehandelaar langs om kennis te maken. In geval van opname tijdens de dienst, ziet de patiënt binnen 24 uur de hoofdbehandelaar. Ook voor de verpleging is dit terug te vinden in de verpleegkundige maps (en op “schipholborden”).

5.2 Alle betrokkene bij het zorgproces

De bij het zorgproces betrokken zorgverleners kunnen in het EPD vinden hoe de verantwoordelijkheden zijn verdeeld voor hem/haarzelf en de collega’s. De behandelend arts staat in het dossier bij de genoteerde bevindingen van de dag en de hoofdbehandelaar staat op het voorblad aangegeven.

NFU Nederlandse Federatie van Universitair Medische Centra / Oudlaan 4, 3515 GA / Postbus 9696, 3506 GR Utrecht / T 030 273 98 80 / nfu@nfu.nl